年間5日の消化義務
2019年4月から年次有給休暇(以下は有休といいます。)の年5日の時季指定が義務付けられます。
具体的には、使用者は、年間10日以上の有休を付与する従業員に対して、5日間については、取得する日を指定して取得させなければなりません。ただし、従業員が有休を取得したい日を5日以上申し出て取得していれば、それでも良いことになっているため使用者は取得する日を指定する必要はありません。
働き方改革関連の法改正は、企業の規模等によって施行される時期が異なり数年にかけて実行されていきますが、この年休5日消化義務は、業種や企業の規模によらず、すべての事業所に4月から適用される法改正です。
年休の目的
労基法の年休制度は、「労働者の健康で文化的な生活の実現に資するために、労働者に対し、休日のほかに毎年一定の日数の休暇を有給で保障する制度である。」(労働法 菅野和夫氏著)と一般的に考えられています。
年休は休養や活力の養成を目的としていることから、当初は1労働日単位の取得とされてきましたが、労使協定の定めがあれば、現在では、年間5日までは時間単位で取得することが認められています。
年休の基礎知識を整理しよう
法改正については、すでに会社ごとの実態に応じた対応を考えておられると思いますが、ここでは改めて有休の基本ルールを整理しておきたいと思います。
①付与する基準日は会社ごとに違っている
年休を付与する日の運用は、会社ごとに異なります。法定通りに運用しているケースでしたら、一人一人の入社日から6か月後に出勤率8割以上の従業員に最初に付与をし、その後1年経過ごとに付与することになります。そうすると、社員ごとに付与する日が違ってきますから、従業員数が多い場合は管理が大変になります。
よって、管理を簡潔にするために入社月が違っても1月や4月の1日等に一斉に付与する会社もあります。
②付与日数には時効がある
年休の請求権は付与した日から2年間です(労基法115条)。
そして、①毎年基準日に付与し、取得がされるけれども、②時効によって消滅することから、今回の改正により、個人ごとの付与(基準)日、与えた日数、取得した時季を明らかにした年休管理簿を作成する必要性がこれまで以上に高まります。
市販の給与ソフトや勤怠ソフトでは、年次有給休暇管理台帳の機能を充実させているようです。また、エクセルのテンプレートの中にも管理台帳がありますので、アイデアのヒントがありそうです。参考になさってください。なお当方の管理ソフトも対応しておりますので、ご相談ください。
③年休は自由に利用できる
過去の例を見ると、「年次有給休暇の利用目的は労基法の関知しないところであり、休暇をどのように利用するかは、使用者の干渉を許さない労働者の自由である。」(林野庁白石営業所事件)としたものがあります。
例えば、有給休暇申請書に申請理由の記載欄を作っている会社があります。これは、事業の正常な活動の妨げがある場合の時季変更権を使って請求日の変更を申し入れられるかどうかを判断するために記載を求めているような場合で、年休の使い道を任意で記載する範疇であれば差し支えないとされています。
④年休の買いあげ
年に１回の付与日や、退職日において、未消化になった年休を買いあげしてもよいかと、相談をされることがあります。これについては、「年休の買い上げを予約し、予約されたに日数について年休取得を認めないことは年休の保障(労基39条)に反するが(昭30・11・30基収4718号)、結果的に未消化の年休日数に応じて手当を支給することは違法でない。とされています。
また、買い上げの金額設定を聞かれることもありますが、たまたま結果的に未消化になっている年休を買い上げることは、法定のルールがありませんから、1日当たりの金額はどのように設定しても構いません。就業規則で金額の計算方法を定めをしているかどうかや、過去に買い上げた社内事例の有無を調査して合理的な金額を設定することになります。
今後の課題
年休の請求権は付与した日から2年間です。従業員は時効になる前であれば有休を取得できます。ただし、民法の時効に関する改正が行われたことにより、有休の時効について今後改正が行われ、時効を迎えるまでが長くる可能性があります。
そうなると従業員が請求できる累積日数が増えていきます。退職する社員が年休を多く残して辞めることが想定され、退職時の引継ぎ等に支障がでる恐れがあります。よって、上手に年休消化をすることを日常の運営の中で実行していくことが、ますます重要になってきます。
厚生労働省のリーフレットは、今回の改正に合わせた年休の取得推進事例を紹介していますのでご参照願います。
年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説
https://www.mhlw.go.jp/content/000463186.pdf