年間5日の消化義務
政府がすすめる「働き方関連改革法」の施行が始まって、2019年4月から年次有給休暇(以下は有休といいます。) の年間5日の取得時季指定義務が始まりました。なお、この5日取得時季指定は、社員が有休を取得したい日を5日以上申し出て消化すれば、使用者が取得する日を指定して消化してもらう必要はありません。
実際のところ、事業主が時季指定をすることで従業員が自由に使用できる日数が減って支障がでることもありますから、関与先の反応からみると、まずは、基準日から9か月間ほどの間に自主的に5日以上の取得を促進する方法をとっている企業が多いように感じています。
さて、これまでにお問い合わせをいただいていることがらの中から、いくか対応を紹介したいと思います。 尚、文末に紹介する厚生労働省のリーフレットにもQ&Aが公表されていますので合わせてご覧ください。
年休法改正のQ&A
【質問1】有給の年間5日の取得時季指定義務という改正法は、管理監督者も対象になりますか？
回答1）管理監督者も対象です。複数の事業所の有休消化の実績を拝見したところ、消化日数が5日未満である人は、事業所の2割ほどの人のようで、それは管理監督者であるケースが多い傾向があります。まさしく現実的に有休消化促進の対応になっている方々だと思います。
【質問2】当社は社員が有休を取得した日数を表で管理していましたが、4月以降に管理方法で変更するべきことがありますか？
回答2）社員ごとに取得した日数の管理に加えて、各社員が取得した日付けを明らかにした書類（年次有給休暇管理簿）を作成して、3年間保管しなければなりません。必要な時にいつでも出力できる管理ソフトを使用してもかまいません。
例えば、労基署等から開示を求められればいつでも出力できる管理簿を保管する必要があります。
出勤簿管理ソフトの中には、すでにソフト会社が表管理に対応していると思いますので、ソフト等で勤怠管理をしている場合は、運営会社の取り扱いをご確認ください。
＊当方の顧問先様には、有休取得の日付けを記録できるエクセル（32ビット版で動きます）ファイルをお配りしております。必要な場合はご連絡ください。＊
【質問3】2019年4月より前に付与している有休も、年5日の時季指定義務付けに含まれますか。
回答3）改正法は、2019年4月1日以降に最初に年10日以上の有休付与する日（基準日といいます）から、年間5日を確実に取得させることになります。
【質問4】法定休日でない会社が指定しているお盆休みなどの所定休日を通常の出勤日に変更して、その日を計画的年休として事業所全体で有休消化日にすることはできますか。
回答4）今回の改正を機に所定労働休日を減らし有休の計画年休に充てることは、法改正の趣旨に沿わないものです。休日が増えておらず望ましくないものです。
【質問5】法定の有休に加えて会社が独自に設定しているボランティア休暇などの有給の特別休暇を廃止して、以前の特別休暇を法定の有休の消化に読み替えることはできますか。
回答5）法定の有休に上乗せして設定しているボランティア休暇などの特別休暇等を取得日数を有休の年5日時季指定義務付けの日にちに入れることはできません。
また、今回の法改正を機会に特別有給休暇を廃止することは、法改正の趣旨に沿わないとともに就業規則の不利益変更になる可能性が大きいです、就業規則の不利益変更が合理的に行われる要件がありますので、慎重に取り組む必要があります。
【質問6】当社は自発的に年間5日以上の有休消化が実現できそうですが、数人については5日の消化をしない可能性があります。その社員だけに時季指定をする場合でも、就業規則の記載変更をする必要がありますか。
回答6）使用者による有休の時季指定を実施する場合は、就業規則に記載して変更届を監督署へ提出する必要があります。文末の厚労省リーフレット7ページ目に就業規則の規定例があります。
【質問7】有休の取得を社員が希望しないので、時季指定をしても休まなかった場合、使用者が責任を問われますか。
回答7）実際に有休を取得していなければ使用者は法違反を問われることになります。労働基準監督署が監督指導を行う対象になり、改善に取り組む指導がされます。なおこの法改正は、違反が認められると「30万円以下の罰金」という罰則をかされることがあります。
参考資料
厚生労働省のリーフレットは、今回の改正に合わせた年休の取得推進事例を紹介していますのでご参照願います。
年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説
https://www.mhlw.go.jp/content/000463186.pdf